A organização
Não deixe para última hora
Para que seu evento tenha sucesso, necessário se faz que a fase da organização seja iniciada com antecedência e cuidado. Assim, na expectativa de contribuir nesta fase, o Departamento de Cultura e Eventos relaciona abaixo alguns dos possíveis itens necessários para realização do seu evento. A verificação da necessidade e da disponibilidade no local são de responsabilidade dos organizadores do evento.
Caso necessite da colaboração do Departamento de Cultura e Eventos, na organização e/ou na possível viabilização de alguns dos itens abaixo, entre em contato com o Departamento no mínimo 5 dias úteis antes da data do evento e, com a mesma antecedência, preencha o formulário de Solicitação de Eventos Institucionais, clicando aqui.
Itens que devem ser observados na organização do evento
1. Data e Local do Evento:
- Defina com antecedência a data da realização do evento, verificando a agenda das autoridades que devem estar presentes.
- Defina o local do evento, verificando a disponibilidade na data definida, as condições de infraestrutura e limpeza
2. Equipe:
- Para a elaboração e coordenação do Cerimonial: Definir o coordenador do evento (quem responderá pelo mesmo durante a organização)
- Mestre de Cerimônias
- Recepcionistas
- Técnico de som
- Técnico de vídeo
- Pessoal para montagem/desmontagem
- Segurança
- Limpeza
3. Mobiliário, Sonorização e Acessórios:
- Púlpito(tribuna)
- Banner/suporte para banner
- Bandeira/suporte para mastro ( Brasil, SC, UFSC)
- Se evento internacional bandeira do referido País
- Hino ( Nacional) e se evento internacional, hino do referido País.
- Placa Inaugural
- Suporte para Placa
- Tecido para placa
- Mesa para Autoridades (máx. 9 autoridades)
- Cadeiras
- Mesa de identificação de autoridades
- Capas de “reservado” para cadeiras
- Capas de “autoridades” para cadeiras
- Convites ( modelo)
- Fita Inaugural
- Decoração
- Copos/Jarra de água/bandeja
- Coquetel
- Cartões de identificação de autoridades
- Caixa de som
- Microfone com/sem fio
- Datashow
- Notebook
- Adaptador para tomadas
- Extensão
4. Cobertura Jornalistica
- AGECOM
- Fotográfica
- Jornalística
- TV UFSC